会议前一天，各部门配合做好准备工作：会务类要调试设备（投影仪、视频设备、电脑、音响、话筒等）；工程类要检修调试会议室灯光、空调、窗帘，检查电路，以防电路超负荷断电，检查电梯、道闸系统和使用情况；保洁类要确保接待过程中的卫生状况，包括会议室、途经路线、洗手间等；绿化类要检查会议室、接待途经的绿植摆设，无枯叶、黄叶，保证会议室空气净化清新；安管类提前确定参会人员行车路线，清除障碍，门岗做好准备工作。

会中服务：与会人员到达，迎宾会务人员迎接与会人员进入会议室，室内服务人员尽量根据与会人员喜好选择茶水；会议开始后，会议室内预留一名会务人员（会前要与负责人确认）在现场待命，其他人员及时撤离会议室，关闭会议室门，会议室门口预留一名会务人员，以备临时需求，并保证会议室周围安静；室内服务人员添加茶水的同时，要注意室内温度、空气状况，及时调节空调模式。此外，根据会议需求，响应会议过程中灯光、会议设备等的关闭、开启；会议期间，每20分钟续茶一次，并随时处理临时需求。

会议结束后，会务人员礼送参会人员离开，检查会场有无遗留物品，若有遗留物品，妥善保管，及时通知物品所属人。整理会务用品，以备下次使用，清洁人员做好会议室清洁。